地域イベントの運営をWebアプリ化｜のとFes運営管理アプリを作りました

2026年10月4日

地域イベントの運営では、出店者とのやり取り、協賛の管理、準備タスク、経費、資料など、想像以上に多くの情報を扱います。

僕自身、「のとFes」の実行委員として運営に関わる中で、情報が増えるほど「誰が何を担当しているのか」「どこまで準備が進んでいるのか」を把握することが難しくなると感じていました。

そこで今回、第5回「のとFes ゑびす講2026」の開催に向けて、実行委員会で使うためのイベント運営管理Webアプリを作りました。

準備タスク、出店者、協賛、経費・領収書、資料など、イベント運営に必要な情報を一つの場所で管理できる仕組みです。

この記事では、なぜこのアプリを作ったのか、どのような機能を作っているのかを、実際の画面とあわせて紹介します。

イベント運営で感じていた課題

イベントの準備を進めていると、出店者情報、協賛の状況、準備しなければならないこと、経費や領収書、当日までに必要な資料など、管理する情報がどんどん増えていきます。

さらに、イベントは一人で準備するものではありません。複数の実行委員で動くため、「誰が担当しているのか」「どこまで進んでいるのか」「何がまだ終わっていないのか」を全員で把握する必要があります。

情報そのものは残っていても、確認する場所が分かれていると、探したり、聞いたり、確認したりする時間が増えてしまいます。

そこで考えたのが、イベント運営に必要な情報を一つの場所にまとめることでした。

イベント運営を一つにまとめるWebアプリを作った

そこで、第5回「のとFes ゑびす講2026」の開催に向けて、実行委員会で使うイベント運営管理Webアプリを作りました。

アプリを開けば、イベント本番までの日数と現在の準備状況を確認でき、準備タスク・出店者・協賛・経費・領収書・資料など、それぞれの管理画面へアクセスできます。

特に意識したのは、多機能なシステムを作ることではなく、実際にイベントを運営する人が「今、何を確認すればいいのか」が分かることです。

僕自身も実行委員として運営に関わっているからこそ、実際の準備の流れに合わせながら、必要な機能を一つずつ作っています。

「誰が・何を・いつまでに」を見える化する

イベント準備では、「やること」は分かっていても、誰が担当しているのか、いつまでに終わらせるのか、今どこまで進んでいるのかが曖昧になりがちです。

準備タスクでは、やるべきことごとに担当者・期限・優先度・進捗状況を登録し、一つの画面で確認できるようにしました。

未完了の件数や期限を過ぎたタスクも表示し、「何が残っているのか」「何を優先すべきか」をすぐに把握できるようにしています。

また、自分の担当タスクだけに絞って確認することもでき、実行委員それぞれが次にやるべきことを確認できます。

単なるToDoリストではなく、実行委員会全体で準備の進捗を共有し、それぞれが動きやすくするための仕組みとして作っています。

協賛の「担当・進捗・金額」を一元管理する

協賛活動では、企業・団体ごとに「誰が担当しているのか」「現在どの段階なのか」「協賛金の入金は済んでいるのか」など、管理する情報が多くなります。

このアプリでは、協賛先ごとに担当者や対応状況を登録し、訪問予定・依頼済み・協賛決定・未入金など、現在の進捗を一覧で確認できるようにしました。

さらに、協賛決定額・入金済み・未入金を集計し、目標金額に対して現在どこまで集まっているのかも確認できます。

複数の実行委員で協賛活動を進めても、「誰がどこに行っているのか」「どこまで話が進んでいるのか」を全員で共有できる状態を目指しています。

情報を一か所に集めることで、確認のための連絡や、対応の重複・漏れを減らせるようにしています。

必要なものを、自分たちの現場に合わせて作る

今回のアプリは、最初から完成形を決めて作ったものではありません。

実際にイベントの準備を進めながら、「ここが分かりにくい」「この情報をみんなで共有したい」「この確認に時間がかかっている」と感じたことを、一つずつ機能にしています。

市販のツールに自分たちの運営を合わせるのではなく、実際の運営に合わせて必要な仕組みを作っていく。

これは、僕が飲食店で取り組んでいる業務改善やWebアプリ開発と同じ考え方です。

原価管理、シフト作成、勤怠管理、給与計算、スタッフ育成。イベント運営とは内容が違っても、現場で起きている課題を整理し、「どうすればもっと分かりやすく、効率よくできるか」を考えて仕組みにするという部分は変わりません。

AIやITを使うこと自体が目的ではなく、現場で本当に困っていることを、現場で使える形に変える。

今回のイベント運営管理アプリも、その実践の一つです。

飲食店の店舗運営管理アプリも開発中

現在は、これまで飲食店の現場で個別に作ってきたWebアプリを、一つにまとめた店舗運営管理アプリの開発も進めています。

原価・レシピ管理、シフト作成、勤怠管理、給与計算、スタッフ育成など、これまで別々に管理していた業務を、一つのアプリから確認・操作できるようにする構想です。

これらも、最初から「アプリを作ろう」と考えて始めたものではありません。

実際に店を運営する中で感じた、「もっと簡単にできないか」「同じ入力を何度もしなくて済まないか」「スタッフにも分かりやすくできないか」という課題から、一つずつ作ってきました。

そして今、それぞれの仕組みをつなげることで、日々の店舗運営そのものを一つの流れで管理できる仕組みにしようとしています。

完成後は、このサイトでも開発内容や実際の店舗での活用方法を紹介していく予定です。

現場の課題を、仕組みに変えていく

飲食店でも、イベント運営でも、現場には「もっとこうできたらいいのに」という小さな課題がたくさんあります。

その課題をそのままにせず、整理し、仕組みに変え、実際に使いながら改善していく。

僕自身、まだ開発を学びながら作っている段階ですが、AIを活用することで、自分たちの現場に必要な仕組みを自分で形にできるようになってきました。

これからも、実際の現場で使い、改善してきた仕組みを、このサイトで紹介していきます。

投稿者プロフィール

佐々木康典: 滋賀県東近江市で「炉端・炭火焼えん」を運営。
飲食店の現場で実践してきた原価管理、人材育成、業務改善、AI・IT活用などを発信しています。
現場で試し、数字で考え、仕組みにすることを大切にしています。